Γενικές Πληροφορίες Προγράμματος Έκδοσης – Διαχείρισης Κοινοχρήστων «Upkeeps Manager»

Η μακρόχρονη εμπειρία στο κύκλωμα των κοινοχρήστων συνδυασμένη με την επιστημονική γνώση των συστημάτων πληροφορικής και των βάσεων δεδομένων αποτέλεσαν την βάση ανάπτυξης του προγράμματος «Upkeep’s Manager». Το «Upkeep’s Manager» είναι ένα πολύ ισχυρό λογισμικό έκδοσης κοινοχρήστων – διαχείρισης πολυκατοικιών γιατί προσφέρει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες στο φαινομενικά απλό κύκλωμα της έκδοσης λογαριασμών αλλά και στο υπερβολικά απαιτητικό κύκλωμα της διαχείρισης. Το «Upkeep’s Manager» δημιουργήθηκε το 2002 μετά από πολυετή γνώση του κλάδου και αποτελεί τη συνέχεια του ιδίου προγράμματος που κυκλοφορούσε σε DOS και το οποίο λειτουργούσε από το 1990.

Το «Upkeep’s Manager» προσφέρει πληθώρα πληροφοριών και κάνει όλα όσα κάνετε ως επιχειρηματίας χρησιμοποιώντας συμπληρωματικά προγράμματα (word, excel ή ακόμα και χειρόγραφες καρτέλες). Η αυτόματη δημιουργία επιστολής υπολοίπων (απλή επιστολή, διαχειριστικής επιτροπής, δικηγόρου, εξώδικου ακόμα και αγωγής), η ανάλυση ωρομέτρησης και θερμιδομέτρησης πολυκατοικίας αλλά και διαμερίσματος, οι μερικές εισπράξεις από έξοδα που έχουν χρεωθεί σε καταστάσεις είναι ορισμένα από τα εργαλεία τα οποία προσφέρει το πρόγραμμα για να κάνει την καθημερινότητα πιο εύκολη.

Στο πρόγραμμα μπορείτε να επιμερίσετε τα συνολικά έξοδα με διαφορετικά ποσοστά ανά έξοδο και να χρησιμοποιήσετε επίσης μετρήσεις boiler ή βόθρων (βγάζοντας και ειδική κατάσταση για να αποδείξει την ορθότητά του). Ενσωματώθηκε η βεβαίωση που θα πρέπει να δίνεται στους ενοίκους για την χρήση του 2010 και μετά.

Modules CRM (διαχείριση πελατειακών σχέσεων) για καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών σας και για την διοχέτευση της γνώσης για τους πελάτες – χρεώστες σας σε όλους τους υπαλλήλους της επιχείρησης, και SMS για αποστολή γραπτών μηνυμάτων σε κινητά τηλέφωνα χρησιμοποιώντας διάφορα κριτήρια επιλογής.

Η Αξιοπιστία που παρέχει στους ενοίκους - ιδιοκτήτες συνεργαζόμενο με φορητά τερματικά για αυτόματη μεταφορά των εισπράξεων κάνει τα προβλήματα λάθους καταχώρησης εισπράξεων από τους εισπράκτορες ή τους χειριστές του back office να ανήκουν στο παρελθόν. Επίσης αποτρέπει τον εισπράκτορα με απροσπέλαστο τρόπο να καταχραστεί χρήματα (ένα από τα μεγαλύτερα αν όχι το μεγαλύτερο πρόβλημα των γραφείων κοινοχρήστων).

Το εξελιγμένο γραφικό πλάνο παρακολούθησης των ραντεβού εισπρακτόρων δίνει τη δυνατότητα στον επιχειρηματία να βλέπει άμεσα όλες τις εργασίες – ραντεβού του κάθε εισπράκτορα και να εισάγει πολύ εύκολα μία πρόσθετη πληροφορία. Επίσης τα χαρτάκια «Μην ξεχάσω» για την οικοδομή ανήκουν στο παρελθόν γιατί μπορείτε να παραμετροποιήσετε όποιο μήνυμα θέλετε για την πολυκατοικία το οποίο να μεταφέρεται αυτόματα σε κάθε ραντεβού (Είσπραξη από άλλον χώρο, μήνυμα προς τον διαχειριστή μετά την είσπραξη κ.ο.κ.).

Η δημιουργία των κανόνων (κανόνες ISO, δικαιώματα χρηστών) στις καθημερινές δραστηριότητες είναι μία πολύ απλή υπόθεση. Παραμετροποιήστε το τι μπορεί να κάνει κάθε χρήστης ξεχωριστά στην δουλειά του έτσι ώστε η απουσία σας από το γραφείο να μην είναι παράγοντας του «κάνει ότι θέλει ο καθένας» αλλά «κάνει ότι θέλω και όπως το θέλω εγώ». (Απλά παραδείγματα είναι η δημιουργία κανόνα για έναν χρήστη που να λέει ότι δεν μπορεί να περάσει είσπραξη σε ημερομηνία προγενέστερη της σημερινής ή 3 ημερών πίσω, ή να μην μπορεί να εισπράξει λογαριασμό από διαμέρισμα όταν υπάρχει προγενέστερος λογαριασμός). Πάνω από 150 διαφορετικές παράμετροι είναι διαθέσιμες για να ορίσετε εσείς τον τρόπο λειτουργίας του γραφείου σας.

Τα χαρτάκια με διάφορες σημειώσεις προς τον οποιοδήποτε υπάλληλο της επιχείρησης καταργούνται τελείως με το σύστημα Ενδοεπικοινωνίας Χρηστών. Αφήστε μήνυμα προς τον οποιοδήποτε χρήστη της εφαρμογής (ακόμα και εισπράκτορα) και θα είστε βέβαιοι ότι θα αναγνωσθεί.

Όλα τα παραπάνω δένουν με το πρόγραμμα «Web Upkeeps Manager» με το οποίο μπορείτε να δημοσιεύσετε τα στοιχεία όσων οικοδομών θέλετε στο Internet για να μειώσετε τον χρόνο που απασχολείται το προσωπικό σας δίνοντας από το τηλέφωνο πληροφορίες που μπορεί ένας διαχειριστής ή ένοικος να τις ζητήσει μόνος του την ώρα που θέλει. Η μεταφορά των στοιχείων προς τον Web Server (ανεξάρτητος λόγω ασφάλειας) γίνεται όσο συχνά θελήσετε εσείς.

Η ασφάλεια των δεδομένων επιτυγχάνεται χρησιμοποιώντας την γρηγορότερη και ασφαλέστερη βάση δεδομένων Microsoft SQL Server με την οποία επιτυγχάνεται live backup των δεδομένων σχεδιάζοντας μαζί το σενάριο των αντιγράφων ασφαλείας.

Εμφάνιση Όλων

Πολυκατοικίες

• Απεριόριστος αριθμός πολυκατοικιών και απεριόριστος αριθμός διαμερισμάτων ανά πολυκατοικία (χωρίς επιπλέον χρηματική διαφορά).
• Πεδίο παρατηρήσεων το οποίο υπάρχει δυνατότητα να εμφανίζεται σε όλες τις φόρμες καταχώρησης στοιχείων της οικοδομής (υπενθύμιση).
• Αριθμοί παροχής διαφόρων ρολογιών της οικοδομής για σκανάρισμα των διαφόρων λογαριασμών (π.χ. ΔΕΗ, Νερό κ.λ.π.) και αυτόματη αποθήκευσή τους ως έξοδα.
• Εύκολη καταχώρηση ποσοστών διαμερισμάτων.
• Καταχώρηση ονομάτων ενοίκων – ιδιοκτητών για ξεχωριστή εκτύπωση ειδοποιητηρίων στον κάθε ένα.
• Ποσοστά εκπτώσεων σε κάθε στήλη για ευελιξία στην καταχώρηση (μεταφορά από στήλη σε στήλη, μετατροπή στήλης, υπολογισμός ei, ποσοστών ανελκυστήρα, άτομα, άτομα & όροφο κ.α.).
• Δυνατότητα ορισμού παγίων εξόδων πολυκατοικίας έτσι ώστε να προτείνονται κάθε μήνα.
• Παρακολούθηση δεξαμενής πετρελαίου.
• Δυνατότητα εισαγωγής εικόνων στην κάθε πολυκατοικία (κανονισμοί, αποφάσεις συνελεύσεων και άλλων).
• Δυνατότητα ορισμού 8 διαφορετικών κατηγοριών εξόδων (με την σχεδίαση του ανάλογου εντύπου).
• Αυτόματη παρακολούθηση μεταβολών πολυκατοικιών – διαμερισμάτων με ώρα και χρήστη που πραγματοποίησε την μεταβολή.
• Ορισμός συνεργατών στις πολυκατοικίες, δυνατότητα εκτύπωσης συνολικών υπολοίπων ανά συνεργάτη – πολυκατοικία και εύκολη πληρωμή συνεργάτη.
• Αντιγραφή οικοδομής σε άλλη με παράλληλη αντιγραφή όλων των εξόδων και των ενδείξεων που έχουν καταχωρηθεί στο παρελθόν για μεταβολή τους σε περίπτωση δικαστικής διαμάχης.

Έξοδα

• Δυνατότητα παρακολούθησης παλαιών εξόδων (απεριόριστος αριθμός) και εμφάνιση - επανεκτύπωση των ανάλογων καταστάσεων όσο παλιών και αν είναι.
• Παρακολούθηση υπολοίπων πετρελαίου για την κάθε περίοδο καταχώρησης.
• Παρακολούθηση συνολικού αποθεματικού πολυκατοικίας και διαμερισμάτων.
• Καταχώρηση εκκαθάρισης πετρελαίου με αυτόματο υπολογισμό από το πρόγραμμα της πρώτης και τελευταίας ένδειξης ρολογιού καθώς και των ποσών που έχει πληρώσει το κάθε διαμέρισμα.
• Προσθήκη σχολίων σε κάθε έξοδο και δυνατότητα εκτύπωσής τους σε ξεχωριστό πλαίσιο στην συγκεντρωτική κατάσταση δαπανών.
• Δυνατότητα χρησιμοποίησης διαφορετικών ποσοστών ανά έξοδο (ακόμα και στην ίδια στήλη) και δυνατότητα χρησιμοποίησης μετρήσεων boiler και βόθρων οι οποίες μεταφέρονται στην επόμενη περίοδο. Στην περίπτωση αυτή βγαίνει ειδική κατάσταση για να αποδείξει την ορθότητα του επιμερισμού.
• Δυνατότητα εκτύπωσης ειδοποιητηρίου σε άσπρο χαρτί (για αποστολή με fax ή με mail). Αυτόματη αποστολή συγκεντρωτικής με mail στον διαχειριστή.
• Ιστορικό μεταβολών της κάθε έκδοσης.

Διαχειρίσεις

• Εύκολη εμφάνιση απλήρωτων εξόδων (εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα) και πληρωμή με 1 κλικ. Δυνατότητα εκτύπωσης εντάλματος πληρωμής.
• Παραμετροποίηση ταμείου κατά τον δικό σας τρόπο (εμφάνιση υπολοίπου δεξαμενής στο ταμείο) (εμφάνιση αποθεματικών στο λογιστικό ή στο πραγματικό ταμείο).
• Εύκολη παρακολούθηση ταμείου πολυκατοικίας με εμφάνισή του παντού.
• Εύκολη καταχώρηση είσπραξης από διαμέρισμα όταν αυτό έχει παραπάνω από μία ανεξόφλητη απόδειξη. Δυνατότητα εκτύπωσης γραμματίου είσπραξης στην περίπτωση που δεν έχετε ή δεν τυπώνεται αποδείξεις (χρησιμοποιώντας φορητά τερματικά) και ειδική εκτύπωση η οποία εμφανίζει τις αποδείξεις οι οποίες τυπώθηκαν ενώ υπάρχουν ειδοποιητήρια προς είσπραξη.
• Παρακολούθηση εξόδων τα οποία θα χρεωθούν αργότερα ή εξόδων τα οποία προπληρώνονται ενώ δεν έχουν καταχωρηθεί έξοδα.
• Δυνατότητα καταχώρησης προσωρινών εξόδων με μπλοκάρισμα της δυνατότητας επόμενης καταχώρησης (μπλοκάρονται και οι εκδόσεις των διαφόρων εντύπων).
• Εκτύπωση συνολικού ταμείου ημέρας (έσοδα από έκδοση αποδείξεων παροχής υπηρεσιών, εισπράξεις - πληρωμές από διαχειρίσεις και προπληρωμές).
• Πληροφοριακές καταστάσεις διαχείρισης (βιβλία εσόδων – εξόδων, εισπράξεις – πληρωμές ανά ημερομηνία έκδοσης, ανά ημερομηνία είσπραξης, ανά χρήστη και ημερομηνία είσπραξης, ανείσπρακτα – απλήρωτα, ισολογισμοί, ταμεία πολυκατοικιών, συγκεντρωτικές εισπράξεις ανά ημερομηνία, μερικές εισπράξεις συγκεντρωτικής και άλλες).
• Δυνατότητα απαγόρευσης εισαγωγής είσπραξης όταν υπάρχει προηγούμενος λογαριασμός ανείσπρακτος από το ίδιο διαμέρισμα.
• Δυνατότητα αναστολής πληρωμών σε μία οικοδομή όταν υπάρχει μία κατάσταση η οποία περιμένει διευκρίνιση.
• Αυτόματη εκτύπωση διαφόρων επιστολών υπολοίπων παραμετροποιημένες από εσάς (απλή επιστολή, διαχειριστικής επιτροπής οικοδομής, δικηγόρου, εξώδικου, αγωγής) και ενημέρωσή τους στην οικοδομή για ιστορικό.
• Συνολική κατάσταση επιστολών υπολοίπων, διαχειριστικής επιτροπής, δικηγόρων, εξωδίκων.
• Δυνατότητα κλειδώματος ταμείου (για να μην μπορούν οι χρήστες που δεν είναι διαχειριστές να διαγράψουν μία παλιά είσπραξη) έτσι ώστε ο επιχειρηματίας να μπορεί να λείπει εύκολα από το γραφείο του.

Αποθεματικά

• Δυνατότητα παρακολούθησης αποθεματικών του κάθε διαμερίσματος, έκδοση εντάλματος πληρωμής για την παράδοση σε κάτοικο και απόδειξης είσπραξης για την παραλαβή από κάτοικο.
• Εκτύπωση ειδοποιητηρίου είσπραξης από το νέο ένοικο.
• Εκτύπωση συνολικής κατάστασης αποθεματικού.

Εκτύπωση και παρακολούθηση αποδείξεων παροχής υπηρεσιών

• Εκτύπωση θεωρημένων παροχής με δυνατότητα αλλαγής του ποσού της απόδειξης (στις περιπτώσεις που το ποσό είναι καταχωρημένο σε διαφορετική στήλη από την αμοιβή) και δυνατότητα αυτόματης εκτύπωσης ακυρωτικού.
• Δυνατότητα παρακολούθησης υποκαταστημάτων (διαφορετικές αριθμήσεις παραστατικών – εκτυπώσεις ανά υποκατάστημα).
• Ξεχωριστή παρακολούθηση ανείσπρακτων αποδείξεων ανά οικοδομή και συνολικά.

Απλήρωτες αποδείξεις παροχής υπηρεσιών

• Παρακολούθηση απλήρωτων αποδείξεων με αυτόματη εκτύπωσή τους στην επόμενη καταχώρηση εξόδων της πολυκατοικίας.
• Δυνατότητα εμφάνισης των απλήρωτων αποδείξεων την ώρα της καταχώρησης εξόδων για να δίνεται την πληροφορία την ώρα που πρέπει.

Πετρέλαια

• Καταχώρηση αγορών πετρελαίων για την κάθε οικοδομή και παρακολούθηση δεξαμενής πετρελαίου.
• Αυτόματος υπολογισμός κατανάλωσης πετρελαίου με αντίστοιχο υπολογισμό υπολοίπου.
• Κατάσταση υπολοίπου πετρελαίου για την κάθε οικοδομή.
• Ισολογισμός (αγορές και χρεώσεις στις καταστάσεις) με δυνατότητα αυτόματης αποστολής κατά την καταχώρηση των εξόδων.
• Υπόλοιπα Πολυκατοικιών.
• Υπόλοιπα Προμηθευτών.
• Συνολικές Πωλήσεις (σε ποσότητα και αξία) για υπολογισμό προμηθειών.

Παραγγελίες Πετρελαίου

• Εισαγωγή παραγγελιών πετρελαίου από οικοδομές σας (με αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων της οικοδομής – διαχειριστής, τηλέφωνο, κωδικός ηλεκτρονικής πληρωμής) και αυτόματη ανάθεσή της σε έναν προμηθευτή πετρελαίου.

Εργασίες πολυκατοικιών

• Παρακολούθηση εργασιών – βλαβών που ανατίθενται στο γραφείο ή σε εξωτερικούς συνεργάτες προς εκτέλεση και παρακολούθηση ιστορικού επιδιόρθωσης βλαβών.
• Εμφάνιση των εργασιών – βλαβών και μέσα από τα έξοδα για να προλάβετε μία έκδοση αν υπάρχει μη ολοκληρωμένη εργασία.

Εκτυπώσεις

• Εκτύπωση Εντύπων μαζικά ή μεμονωμένα ή αυτόματα κατά την καταχώρησή τους.
• Δυνατότητα εκτύπωσης συγκεντρωτικών και ειδοποιητηρίων – αποδείξεων σε λευκά χαρτιά ή σε έντυπα δικής σας διαμόρφωσης.
• Υποστηριζόμενα έντυπα : Συγκεντρωτική (αν επιλέξετε προτυπωμένη το πρόγραμμα για την δική σας οικονομία μπορεί να τυπώσει μία σε άσπρο χαρτί), ειδοποιητήρια – αποδείξεις, αποδείξεις παροχής (απαραίτητη η παρουσία οπιουδήποτε φορολογικού μηχανισμού), ακυρωτικό (για διόρθωση λαθών), φάκελοι, μεταβολές οικοδομών και άλλων.

Πρόγραμμα Εκτύπωσης Αποδείξεων με φορητά τερματικά

• Εισαγωγή λογαριασμών με υπόλοιπα για όλες, επιλεγμένες ή πολυκατοικίες που ανήκουν σε έναν εισπράκτορα.
• Δυνατότητα σκαναρίσματος ήδη τυπωμένης απόδειξης από το φορητό.
• Εκτύπωση απόδειξης μέσα από το φορητό τερματικό και αποθήκευση της ημέρας και ώρας είσπραξης.
• Προσθήκη σχολίων στην περίπτωση που κάποιος ένοικος πληρώνει λιγότερα.
• Εκτύπωση απόδειξης πληρωμής εξόδου.
• Καταχώρηση ωρών – θερμίδων θέρμανσης για ευκολία καταχώρησης επόμενης έκδοσης κοινοχρήστων.
• Εμφάνιση ταμείου (συνολικού και αναλυτικού).
• Αυτόματη ενημέρωση εισπράξεων – πληρωμών του κεντρικού συστήματος.

Μηνύματα Ενδοεπικοινωνίας Χρηστών

• Ανάθεση εργασίας σε έναν ή σε περισσότερους χρήστες (μπορείτε να δείτε αν το μήνυμά σας αναγνώσθηκε και πότε).
• Ανάγνωση μηνυμάτων τα οποία απευθύνονται σε εσάς.
• Εύρεση λεκτικού σε παλαιότερα μηνύματα.
• Εκτύπωση μη αναγνωσμένων μηνυμάτων.

Πληροφοριακές εκτυπώσεις

• Εκτύπωση ανάλυσης δαπανών (στις περιπτώσεις ωρομέτρησης και θερμιδομέτρησης) συνολικά για την πολυκατοικία και για ένα διαμέρισμα επιλεκτικά.
• Πληροφοριακές καταστάσεις κοινοχρήστων (κατάσταση αμοιβών, τελευταία κίνηση κατάσταση ενδείξεων και άλλες).
• Κατάσταση πυροσβεστήρων και πληροφορίες για αναγόμωσή τους.

Πρόγραμμα Παρακολούθησης Ραντεβού Εισπρακτόρων

• Γραφική παρακολούθηση των ραντεβού των εισπρακτόρων το οποίο ενημερώνεται αυτόματα από τις ημερομηνίες είσπραξης των κοινοχρήστων.
• Δυνατότητα εισαγωγής ραντεβού διαμερίσματος.
• Περιβάλλον όμοιο με το πρόγραμμα Outlook της Microsoft για να υπάρχει ευκολία στην εκμάθηση.
• Δυνατότητα ορισμού υπενθύμισης για την κάθε εγγραφή.

Εργαλείο εκτύπωσης καταστάσεων

• Δημιουργία και σχεδίαση νέας εκτύπωσης.
• Ειδικό εργαλείο εμφάνισης – εκτύπωσης πεδίων πολυκατοικίας.
• Όλες οι λίστες του προγράμματος βγαίνουν αυτόματα σε Excel, Word, Pdf και μπορούν να σταλούν αυτόματα με fax ή με mail.